Bạn vừa nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và đang phấn khích bắt đầu kinh doanh? Chúc mừng bạn! Tuy nhiên, sau niềm vui ban đầu, có rất nhiều thủ tục về kế toán và thuế mà doanh nghiệp mới cần hoàn thành đúng hạn. Bỏ sót bất kỳ bước nào đều có thể dẫn đến phạt hành chính và rắc rối pháp lý sau này. Bài viết này cung cấp cho bạn một checklist đầy đủ và chi tiết về mọi việc cần làm ngay sau khi thành lập doanh nghiệp.
Giai đoạn 1: Trong 30 ngày đầu tiên
1. Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định hình thức, nội dung và số lượng con dấu. Sau khi khắc dấu, doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng. Thời hạn thực hiện là trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh.
Lưu ý quan trọng: doanh nghiệp có thể sử dụng dấu số (chữ ký số) thay cho dấu truyền thống. Dù chọn hình thức nào, việc thông báo mẫu dấu là bắt buộc.
2. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Đây là bước thiết yếu vì phần lớn giao dịch kinh doanh bắt buộc phải thực hiện qua ngân hàng. Hồ sơ mở tài khoản thường bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- CCCD/CMND của người đại diện pháp luật.
- Mẫu dấu doanh nghiệp.
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (nếu có).
Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc. Thông báo qua mẫu 08-MST nộp tại chi cục thuế quản lý.
3. Đăng ký mua chữ ký số (token)
Chữ ký số là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp kê khai thuế điện tử, nộp thuế online, và phát hành hóa đơn điện tử. Bạn cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA...).
Chi phí mua chữ ký số dao động từ 1 đến 2 triệu đồng/năm, tùy nhà cung cấp. Đây là khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
4. Đăng ký tài khoản thuế điện tử
Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) để:
- Kê khai thuế trực tuyến.
- Nộp thuế điện tử.
- Tra cứu nghĩa vụ thuế.
- Nhận thông báo từ cơ quan thuế.
Quy trình đăng ký khá đơn giản: truy cập website, chọn đăng ký mới, nhập thông tin doanh nghiệp và mã số thuế, ký xác nhận bằng chữ ký số. Tài khoản thường được kích hoạt trong 1-2 ngày làm việc.
5. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp mới thành lập cần lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT). Có hai phương pháp:
- Phương pháp khấu trừ: Áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc tự nguyện đăng ký. Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào.
- Phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ % theo ngành nghề.
Phần lớn doanh nghiệp nên chọn phương pháp khấu trừ vì được hoàn thuế đầu vào. Việc đăng ký phương pháp tính thuế thực hiện bằng mẫu 06/GTGT nộp tại chi cục thuế quản lý.
6. Phát hành và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp mới thành lập cần:
- Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đã được cơ quan thuế chấp thuận).
- Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Tạo mẫu hóa đơn (hóa đơn GTGT nếu áp dụng phương pháp khấu trừ, hóa đơn bán hàng nếu áp dụng phương pháp trực tiếp).
Thời hạn: phải đăng ký trước khi bắt đầu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
Giai đoạn 2: Thiết lập hệ thống kế toán
7. Lựa chọn chế độ kế toán áp dụng
Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Doanh nghiệp lớn áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Việc lựa chọn chế độ kế toán phù hợp rất quan trọng vì nó quyết định hệ thống tài khoản, sổ sách và báo cáo tài chính mà doanh nghiệp phải lập.
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, có thể áp dụng chế độ kế toán đơn giản theo Thông tư 132/2018/TT-BTC với hệ thống tài khoản và báo cáo rút gọn.
8. Mua hoặc thuê phần mềm kế toán
Dù quy mô nhỏ, doanh nghiệp vẫn nên sử dụng phần mềm kế toán thay vì ghi sổ thủ công. Các phần mềm phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam:
- MISA SME.NET: Phổ biến nhất, hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp nhỏ.
- Fast Accounting: Giao diện đơn giản, chi phí hợp lý.
- Excel kế toán: Giải pháp tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp siêu nhỏ.
Lưu ý: chi phí mua phần mềm kế toán được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Sử dụng công cụ Tính thuế TNDN online để ước tính số thuế phải nộp khi đã tính đủ chi phí.
9. Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán
Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý chứng từ bao gồm:
- Chứng từ thu chi: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ/có ngân hàng.
- Chứng từ mua bán: Hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
- Chứng từ nhân sự: Hợp đồng lao động, bảng lương, bảng chấm công.
- Chứng từ nội bộ: Biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê, quyết định nội bộ.
Tất cả chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục, lưu trữ có hệ thống và bảo quản tối thiểu 10 năm theo quy định.
10. Bổ nhiệm hoặc thuê kế toán
Doanh nghiệp bắt buộc phải có người làm kế toán. Bạn có ba lựa chọn:
- Tuyển kế toán chuyên trách: Phù hợp nếu doanh nghiệp có nhiều giao dịch và cần người có mặt thường xuyên.
- Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài: Giải pháp tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập, ít phát sinh giao dịch.
- Chủ doanh nghiệp tự làm kế toán: Chỉ áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ và chủ doanh nghiệp có kiến thức kế toán cơ bản.
Dù chọn phương án nào, người làm kế toán phải có trình độ chuyên môn từ trung cấp kế toán trở lên theo Luật Kế toán.
Giai đoạn 3: Đăng ký bảo hiểm và lao động
11. Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Mức đóng bảo hiểm bắt buộc hiện hành:
| Loại bảo hiểm | Doanh nghiệp đóng | Người lao động đóng |
|---|---|---|
| BHXH | 17,5% | 8% |
| BHYT | 3% | 1,5% |
| BHTN | 1% | 1% |
| Tổng cộng | 21,5% | 10,5% |
Khi tính toán chi phí nhân sự, hãy sử dụng công cụ Tính lương Net-Gross để quy đổi chính xác giữa lương gross và lương net cho nhân viên.
12. Khai trình sử dụng lao động
Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi đặt trụ sở. Sử dụng mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
13. Xây dựng nội quy lao động
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố. Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc đăng ký nhưng vẫn nên có nội quy lao động nội bộ.
Giai đoạn 4: Thực hiện nghĩa vụ khai thuế đầu tiên
14. Nộp tờ khai thuế GTGT
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ phải nộp tờ khai thuế GTGT hàng tháng (nếu doanh thu năm trước trên 50 tỷ đồng) hoặc hàng quý (nếu doanh thu năm trước dưới 50 tỷ đồng). Doanh nghiệp mới thành lập mặc định khai theo quý.
Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT theo quý: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo.
Lưu ý: ngay cả khi doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu, vẫn phải nộp tờ khai thuế GTGT với số liệu bằng 0 (tờ khai trắng). Nếu không nộp sẽ bị phạt hành chính.
15. Nộp tờ khai thuế TNCN (nếu có nhân viên)
Nếu doanh nghiệp có nhân viên và đã khấu trừ thuế TNCN, phải nộp tờ khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý tùy số thuế khấu trừ:
- Khai theo tháng nếu tổng thuế TNCN khấu trừ trong tháng từ 50 triệu đồng trở lên.
- Khai theo quý nếu tổng thuế TNCN khấu trừ trong tháng dưới 50 triệu đồng.
16. Tạm nộp thuế TNDN hàng quý
Từ năm 2021, doanh nghiệp không phải nộp tờ khai thuế TNDN tạm tính hàng quý mà chỉ cần tạm nộp thuế TNDN dựa trên ước tính kết quả kinh doanh. Tổng số thuế tạm nộp trong 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm.
Thời hạn tạm nộp: chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo.
17. Nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế cuối năm
Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải lập và nộp:
- Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN: Mẫu 03/TNDN kèm các phụ lục.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu 05/QTT-TNCN kèm phụ lục.
Thời hạn nộp: chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính (thường là 31/03 năm sau).
Checklist tóm tắt cho doanh nghiệp mới
Dưới đây là bảng tóm tắt tất cả các việc cần làm, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên:
| STT | Công việc | Thời hạn | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| 1 | Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu | Trước khi hoạt động | |
| 2 | Mở tài khoản ngân hàng | Ngay sau khi có ĐKKD | |
| 3 | Thông báo tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế | 10 ngày sau khi mở | |
| 4 | Mua chữ ký số | Trong tuần đầu tiên | |
| 5 | Đăng ký tài khoản thuế điện tử | Ngay sau khi có chữ ký số | |
| 6 | Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT | Trước khi phát sinh doanh thu | |
| 7 | Đăng ký hóa đơn điện tử | Trước khi bán hàng | |
| 8 | Lựa chọn chế độ kế toán | Trong tháng đầu tiên | |
| 9 | Mua phần mềm kế toán | Trong tháng đầu tiên | |
| 10 | Bổ nhiệm/thuê kế toán | Trong tháng đầu tiên | |
| 11 | Đăng ký BHXH cho nhân viên | 30 ngày sau ký HĐLĐ | |
| 12 | Khai trình sử dụng lao động | 30 ngày sau khi hoạt động | |
| 13 | Nộp tờ khai thuế GTGT đầu tiên | Cuối tháng đầu quý tiếp theo | |
| 14 | Tạm nộp thuế TNDN | Cuối tháng đầu quý tiếp theo |
Những sai lầm phổ biến cần tránh
Không nộp tờ khai khi chưa phát sinh doanh thu
Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng chưa kinh doanh thì chưa cần kê khai thuế. Sai hoàn toàn. Doanh nghiệp đã đăng ký mã số thuế thì phải nộp tờ khai thuế đúng hạn, kể cả khi tờ khai có số liệu bằng 0. Vi phạm có thể bị phạt từ 2 đến 25 triệu đồng.
Trộn lẫn tài chính cá nhân và doanh nghiệp
Sử dụng tài khoản cá nhân để giao dịch kinh doanh hoặc dùng tiền doanh nghiệp chi tiêu cá nhân là sai lầm nghiêm trọng. Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán, rủi ro khi thanh tra thuế, và vi phạm quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
Không lưu giữ hóa đơn, chứng từ
Mọi giao dịch đều cần có chứng từ. Một chủ doanh nghiệp mới thường có thói quen mua hàng không lấy hóa đơn để được giảm giá. Đây là cách tiết kiệm sai lầm vì chi phí đó sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN, và doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế nhiều hơn.
Chậm đăng ký bảo hiểm xã hội
Nếu doanh nghiệp chậm đăng ký BHXH cho người lao động, sẽ bị truy thu số tiền bảo hiểm phải đóng kèm lãi chậm đóng, đồng thời có thể bị xử phạt hành chính.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có cần kế toán trưởng không?
Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ không bắt buộc phải có kế toán trưởng mà có thể bố trí phụ trách kế toán. Tuy nhiên, người phụ trách kế toán vẫn phải có trình độ chuyên môn từ trung cấp kế toán trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm. Giải pháp phổ biến nhất cho doanh nghiệp mới là thuê dịch vụ kế toán bên ngoài với chi phí từ 1 đến 5 triệu đồng/tháng tùy quy mô giao dịch.
Chi phí kế toán ban đầu cho doanh nghiệp mới khoảng bao nhiêu?
Tổng chi phí kế toán ban đầu cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập thường bao gồm: chữ ký số (1-2 triệu/năm), phần mềm kế toán (2-5 triệu/năm), dịch vụ hóa đơn điện tử (1-3 triệu/năm), và thuê dịch vụ kế toán (12-60 triệu/năm). Tổng cộng khoảng 16-70 triệu đồng/năm tùy quy mô. Tất cả các khoản này đều là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp mới có được miễn thuế không?
Doanh nghiệp mới thành lập nói chung không được miễn thuế. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hoặc địa bàn được ưu đãi (vùng kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, khu công nghệ cao, giáo dục, y tế...), có thể được miễn thuế TNDN 2-4 năm đầu và giảm 50% trong 4-9 năm tiếp theo. Ngoài ra, doanh nghiệp siêu nhỏ được hưởng thuế suất ưu đãi 15-17% thay vì 20%.
Doanh nghiệp chưa hoạt động có phải nộp thuế không?
Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu thì không phải nộp thuế, nhưng vẫn phải nộp tờ khai thuế đúng hạn (tờ khai trắng). Nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, phải thông báo cho cơ quan thuế và Phòng đăng ký kinh doanh, lúc đó mới được miễn nghĩa vụ nộp tờ khai thuế trong thời gian tạm ngừng.
Việc thiết lập hệ thống kế toán đúng cách ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp bạn tránh được rất nhiều rắc rối và chi phí phát sinh sau này. Hãy sử dụng công cụ Tính thuế TNDN online để ước tính nghĩa vụ thuế và công cụ Tính lương Net-Gross để tính toán chi phí nhân sự chính xác. Nếu bạn cảm thấy bối rối với các thủ tục kế toán thuế, hãy liên hệ An Tâm Kế Toán -- chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục nhanh chóng, đúng quy định để bạn yên tâm tập trung phát triển kinh doanh.