Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những khoản thuế lớn nhất mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đang nộp thuế nhiều hơn mức cần thiết chỉ vì không biết tận dụng hết các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết 15 khoản chi phí mà doanh nghiệp nhỏ thường bỏ sót, giúp bạn tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hoàn toàn hợp pháp.
Chi phí hợp lý là gì?
Chi phí hợp lý (chi phí được trừ) là những khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định và được thanh toán qua phương thức phù hợp.
Điều kiện để chi phí được trừ
Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung, một khoản chi phí được trừ khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện:
- Thực tế phát sinh: Chi phí phải thực sự xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh, không phải chi phí khống.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Phải có hóa đơn GTGT, phiếu chi, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và các chứng từ liên quan.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT), phải thanh toán qua ngân hàng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu, khoản chi đó sẽ không được trừ.
15 khoản chi phí doanh nghiệp nhỏ thường bỏ sót
1. Chi phí thuê văn phòng tại nhà
Nhiều doanh nghiệp nhỏ hoạt động tại nhà riêng của chủ doanh nghiệp nhưng không lập hợp đồng thuê. Nếu bạn sử dụng một phần nhà riêng làm văn phòng, hãy lập hợp đồng cho thuê giữa cá nhân (chủ nhà) và doanh nghiệp. Khoản tiền thuê này hoàn toàn được tính vào chi phí hợp lý, miễn là có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và mức giá phù hợp thị trường.
2. Chi phí điện, nước, internet cho hoạt động kinh doanh
Trường hợp doanh nghiệp dùng chung điện, nước, internet với hộ gia đình, bạn cần lập bảng phân bổ chi phí theo tỷ lệ sử dụng thực tế. Ví dụ, nếu 40% diện tích nhà được sử dụng cho kinh doanh, bạn có thể phân bổ 40% chi phí điện nước vào chi phí doanh nghiệp. Cần có biên bản xác định tỷ lệ phân bổ và bản sao hóa đơn điện nước.
3. Chi phí khấu hao tài sản cố định dưới ngưỡng
Nhiều doanh nghiệp mua máy tính, máy in, bàn ghế văn phòng có giá trị dưới 30 triệu đồng và quên không ghi nhận vào chi phí. Dù không đủ điều kiện là tài sản cố định (dưới ngưỡng), các khoản chi này vẫn được tính vào chi phí trong kỳ mua sắm nếu có hóa đơn hợp lệ. Đây là khoản mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ quên.
4. Chi phí phần mềm và công cụ số
Chi phí mua phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, thuê bao dịch vụ đám mây (Google Workspace, Microsoft 365), hosting website, tên miền -- tất cả đều là chi phí hợp lý được trừ. Nhiều doanh nghiệp thanh toán bằng thẻ cá nhân và quên lấy hóa đơn. Hãy yêu cầu hóa đơn VAT và thanh toán qua tài khoản doanh nghiệp.
5. Chi phí đào tạo nhân viên
Chi phí cử nhân viên đi học, tham gia hội thảo, mua khóa học trực tuyến phục vụ công việc đều được trừ. Điều kiện là phải có kế hoạch đào tạo, hợp đồng đào tạo hoặc chứng từ thanh toán, và nội dung đào tạo liên quan đến hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nhỏ thường bỏ sót khoản này vì cho rằng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp lớn.
6. Chi phí công tác phí
Tiền vé máy bay, tàu xe, tiền khách sạn, phụ cấp công tác cho nhân viên đi công tác được tính vào chi phí hợp lý. Doanh nghiệp cần ban hành quy chế công tác phí nội bộ quy định rõ định mức cho từng cấp bậc. Nếu không có quy chế, cơ quan thuế có thể loại bỏ khoản chi này khi thanh tra.
7. Chi phí tiếp khách, hội nghị
Khoản chi cho việc tiếp khách hàng, đối tác, tổ chức hội nghị, sự kiện quảng bá sản phẩm được trừ khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, cần lưu ý: chi phí tiếp khách phải có hóa đơn, phiếu chi, và danh sách khách mời. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế nội bộ quy định mức chi tiếp khách cụ thể.
8. Chi phí bảo hiểm cho nhân viên
Ngoài bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN), doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho nhân viên. Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động được trừ tối đa 3 triệu đồng/tháng/người. Đây là khoản chi vừa giúp giữ chân nhân viên vừa tối ưu thuế.
9. Chi phí lãi vay ngân hàng
Lãi vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh được trừ hoàn toàn, miễn là lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố (đối với vay từ tổ chức tín dụng không phải ngân hàng hoặc cá nhân). Nhiều doanh nghiệp nhỏ vay vốn nhưng không lưu giữ đầy đủ khế ước vay và chứng từ trả lãi, dẫn đến không kê khai được chi phí này.
10. Chi phí trang phục, đồng phục
Chi phí trang phục bằng hiện vật cho người lao động được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ. Chi bằng tiền thì mức được trừ tối đa 5 triệu đồng/người/năm. Doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ thường bỏ qua khoản chi này dù hoàn toàn đủ điều kiện.
11. Chi phí thuê dịch vụ kế toán, luật sư, tư vấn
Chi phí thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, thuê luật sư tư vấn, thuê kiểm toán đều là chi phí hợp lý. Doanh nghiệp nhỏ thường thuê kế toán dịch vụ nhưng thanh toán bằng tiền mặt và không lấy hóa đơn. Hãy đảm bảo luôn có hợp đồng dịch vụ và hóa đơn VAT.
12. Chi phí khuyến mãi, giảm giá
Chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng quà cho khách hàng được trừ khi tính thuế TNDN, nhưng phải tuân thủ quy định về đăng ký chương trình khuyến mãi với Sở Công Thương. Chi phí hàng mẫu, hàng dùng thử cũng thuộc nhóm này. Nhiều doanh nghiệp nhỏ không đăng ký khuyến mãi nên không được trừ chi phí.
13. Chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi
Nếu doanh nghiệp có các khoản nợ phải thu quá hạn, bạn được trích lập dự phòng theo quy định. Mức trích lập từ 30% đến 100% giá trị khoản nợ tùy thời gian quá hạn. Đây là khoản mà hầu hết doanh nghiệp nhỏ không biết hoặc quên thực hiện, dẫn đến nộp thừa thuế TNDN.
14. Chi phí quảng cáo trực tuyến
Chi phí chạy quảng cáo trên Google, Facebook, Zalo, TikTok được tính là chi phí hợp lý. Tuy nhiên, với các nền tảng quảng cáo nước ngoài, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế nhà thầu thay cho nhà cung cấp nước ngoài. Nếu đã nộp thuế nhà thầu đúng quy định, toàn bộ chi phí quảng cáo (bao gồm cả thuế nhà thầu) được trừ khi tính thuế TNDN.
15. Chi phí hỗ trợ bữa ăn cho nhân viên
Khoản chi hỗ trợ bữa ăn giữa ca cho người lao động được trừ nếu ghi rõ trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Nếu chi bằng tiền, không bị giới hạn mức nhưng phải hợp lý. Nếu tổ chức nấu ăn tại chỗ, cần có hóa đơn mua thực phẩm và bảng chấm công ăn uống. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chi hỗ trợ ăn trưa cho nhân viên nhưng không đưa vào quy chế nên không ghi nhận được chi phí.
Cách ghi nhận chi phí đúng quy định
Nguyên tắc lưu giữ chứng từ
Để đảm bảo chi phí được chấp nhận khi cơ quan thuế thanh tra, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Hóa đơn gốc: Luôn lấy hóa đơn VAT hoặc hóa đơn bán hàng cho mọi giao dịch. Với hóa đơn điện tử, lưu trữ file XML gốc.
- Hợp đồng: Đối với dịch vụ, cần có hợp đồng ký kết trước khi phát sinh chi phí.
- Biên bản nghiệm thu: Đối với dịch vụ hoàn thành theo giai đoạn, cần có biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng công việc.
- Chứng từ thanh toán: Ủy nhiệm chi ngân hàng, phiếu chi, giấy báo nợ ngân hàng.
- Quy chế nội bộ: Ban hành quy chế chi tiêu nội bộ quy định rõ định mức cho các khoản chi như công tác phí, tiếp khách, trang phục.
Thanh toán qua ngân hàng
Quy tắc vàng cần nhớ: mọi giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm VAT) phải thanh toán qua ngân hàng. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, chi phí đó sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, dù có đầy đủ hóa đơn.
Lời khuyên: doanh nghiệp nhỏ nên thanh toán tất cả chi phí qua ngân hàng, kể cả những khoản dưới 20 triệu, để tạo thói quen và tránh rủi ro bị loại chi phí.
Tác động thực tế đến thuế TNDN
Để minh họa tác động của việc kê khai đầy đủ chi phí hợp lý, hãy xem ví dụ sau:
Một doanh nghiệp nhỏ có doanh thu 2 tỷ đồng/năm, chi phí đã kê khai là 1,5 tỷ đồng. Thu nhập chịu thuế là 500 triệu đồng, thuế TNDN phải nộp (thuế suất 20%) là 100 triệu đồng.
Nếu doanh nghiệp này kê khai thêm các khoản chi phí bỏ sót nêu trên (ước tính khoảng 150 triệu đồng), thu nhập chịu thuế giảm còn 350 triệu đồng, thuế TNDN giảm còn 70 triệu đồng. Như vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được 30 triệu đồng tiền thuế mỗi năm -- một con số rất đáng kể với doanh nghiệp nhỏ.
Hãy sử dụng công cụ Tính thuế TNDN online để tính chính xác số thuế phải nộp dựa trên doanh thu và chi phí thực tế của doanh nghiệp bạn.
Câu hỏi thường gặp
Chi phí không có hóa đơn thì có được trừ không?
Về nguyên tắc, chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mới được trừ. Tuy nhiên, một số khoản chi đặc biệt không cần hóa đơn như: tiền lương trả cho nhân viên (cần bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ thanh toán), chi phí khấu hao tài sản cố định (cần bảng tính khấu hao), chi phí dự phòng (cần biên bản đánh giá nợ). Ngoài ra, mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT có thể sử dụng bảng kê mua hàng thay cho hóa đơn.
Doanh nghiệp siêu nhỏ có được ưu đãi thuế TNDN không?
Có, doanh nghiệp siêu nhỏ (doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm và lao động dưới 10 người) được áp dụng thuế suất thuế TNDN ưu đãi 15% hoặc 17% tùy lĩnh vực hoạt động, thay vì mức thông thường 20%. Ngoài ra, doanh nghiệp nhỏ (doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm và lao động dưới 100 người) được áp dụng thuế suất 17%.
Chi phí phát sinh trước khi doanh nghiệp có doanh thu có được trừ không?
Có, chi phí phát sinh trong giai đoạn chuẩn bị sản xuất kinh doanh (trước khi có doanh thu) vẫn được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và liên quan đến hoạt động kinh doanh. Các khoản chi này được phân bổ dần vào chi phí trong thời gian tối đa 3 năm kể từ khi phát sinh doanh thu.
Cơ quan thuế phát hiện chi phí không hợp lý thì bị xử phạt thế nào?
Nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp kê khai chi phí không hợp lý dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp sẽ bị truy thu số thuế thiếu, cộng với tiền chậm nộp 0,03%/ngày, và phạt vi phạm hành chính từ 1 đến 3 lần số thuế trốn tùy tính chất vi phạm. Do đó, việc kê khai chi phí cần đảm bảo đúng quy định và có đầy đủ chứng từ.
Tối ưu chi phí hợp lý không phải là trốn thuế, mà là thực hiện đúng quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Hãy rà soát lại toàn bộ chi phí kinh doanh của bạn ngay hôm nay và sử dụng công cụ Tính thuế TNDN online để xem doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao nhiêu thuế. Nếu cần hỗ trợ chi tiết, đội ngũ An Tâm Kế Toán luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.